wir verschicken bei uns an der Schule wöchtenlich eine Information aus der Schulleitung, häufig mit angehängten Dateien. Da ist alles mögliche dabei, Infos vom Schulträger zu Veranstaltungen, Straßensperrungen, Listen, Termine, Aufsichtspläne, etc. Was halt alles so anfällt und bekannt gemacht werden muss. Edit: Das sind schulinterne Infos für die Lehrkräfte, nichts geheimes, aber auch nicht für alle.
Das Problem ist, es sind zu viele Informationen, man findet einmal empfangene Dateien nicht mehr und das Ergebnis ist, dass Informationen verloren gehen.
Wie macht ihr das?
Wir haben als Ausgangsbasis eine NextCloud. Die denke ich, sollte man dafür nutzen, nur fehlt mir ein Kozept, mit dem ich 100% zufrieden bin. Ich kann mir grad nur folgendes vorstellen:
Jemand pflegt aktiv einen Ordner als schwarzes Brett. Dabei werden in diesem Ordner alle Dateien vorgehalten, die aktiv gebraucht werden, also aktuelle Informationen beinhalten (aktiver Aufsichtsplan, Raumänderungen, Veranstaltungen etc). Sobald etwas veraltet ist, wird es in einen Archivordner verschoben. Der aktuelle Text zur Woche können als Readme abgelegt werden und wird automatisch oben angezeigt. Und, die Dateien könnten im Namen schon das Ablaufdatum beinhalten, entweder als SJ23 oder Dez31.
Bessere Idee?
Ich würde, wie gesagt, gerne etwas auf der Nextcloud machen, weil die schon da ist. Weitere Plattformen eher ungerne, weil die ja auch gepflegt werden müssen. Aber auch hier sind Vorschläge zur Erweiterung des Horizonts gerne gesehen.
wir haben hier eine ganz andere lösung, da es aber bezahlbar ist will ich das kurz vorstellen.
Wir sind gerade mitten in der Aufbesserung der Netzwerkinfrastruktur der Schulen und haben in diesem Zuge auch gleich Samsung QM75B Displays geholt die unter anderem auch in den Fluren sind.
Um darauf ohne weitere Hardware was anzeigen zu lassen benötigen wir ein Digital Signage System und die sind ja teilweise lächerlich teuer.
Wir haben dann aber Xibo Digital Signage gefunden.
Das kann direkt auf dem Tizen OS des Displays installiert werden und dient als „Schwarzes Brett“ für Vertretungspläne und co.
Eine Lizenz für das Xibo hat uns einmalig 75€ gekostet und dank docker ist die Pflege des Systems sehr einfach.
Also vielleicht eine kleine alternative zur Nextcloud
Hallo Michael
danke für den Tipp, aber ich muss meine Anfrage nachbessern, es geht hier um interne Mitteilungen, die sind nicht für die ganze Schulgemeinde gedacht oder auch interessant.
Digital Signage ist aber auch son Ding, da hatte ich vor ein paar Jahren an einer schönen Lösung mit einem RPi zero ohne X gearbeitet. Mir fehlte aber dann die Zeit. Wenn man nur Grafiken verwenden will, dann kann man das gut mit fim machen (FIM: fbi improved (lightweight customizable image viewer) home page). Das schafft sogar der Pi Zero ohne Probleme. Was mir fehlte, war eine stabile Verbindung an meine NextCloud, um die Daten zu holen. Ich musste das per WebDav und WLAN machen, das ging manchmal und manchmal nicht. Für DS keine so gute Lösung.
wir machen das (in großen Teilen) genau wie du sagst:
-Nextcloud Ordner „Aktuelles Schuljahr“, der Unterordner enthält. Fortlaufende Nummerierung z.B. „01 Orga Schuljahresanfang“ … inzwischen sind wir bei „07 Nachtermine und Nachsitzen“…
Du siehst: dort gibt es auch Informationen, die „zeitlos“ sind.
Wenn die Liste an „vergangenen“ Unterordnern zu groß wird, gibt es ein „99 bereits Vergangenes“ o.ä. in die dann jemand die nicht mehr relevanten Daten verschiebt - immernoch nachschlagbar.
einzelne Dokumente oder Ordner lassen sich per „interner Link“ am besten im Kollegium verteilen - nur dieses hat ja Zugriff auf den Ordner - selbst wenn der interne Link in fremde Hände geriete.
Die Dokumente sind nicht so aktuell wie bei dir angesprochen: Raumänderungen laufen bei uns nur über WebUntis, Veranstaltungen über einen Kalender in der NC (wenn es gepflegt wird)
wg. untenstehenden Problemen, sind dann die mittel-neuen Dokumente, wie Aufsichtsplan evtl. nicht aktuell, weil der/die Verantwortliche die Aktualisierung nicht wahrnimmt.
Rechtemäßig ist es momentan so: der „Aktuelles Schuljahr“ ist für alle Lehrer mit „Bearbeiten erlaubt“ geteilt, aber „weiterteilen verboten“. Eine Einschränkung für „read-only“ war bislang nicht nötig, könnte aber durchaus jederzeit nötig werden, so bald ein Kollege oder seine Software verrückt spielt.
Was bei uns fehlt ist, was dir vorschwebt, eine Art „Dashboard“ auf das man auch schauen will, wenn man nach Aktualisierungen sucht. Ich habe nicht das Gefühl, dass das jemand bei uns vermisst (seit Abschaffung des „Verkündbuches“). Aber das aktuelle „Readme.md“ könnte das ja machen in dem Ordner.
Aus meiner Sicht würde das System sehr gut funktionieren. Drei Stolpersteine bei uns:
es wurde nie offiziell als beste und einzig zu verwendende Möglichkeit eingeführt, sondern bisher nur: „schaut her, so wäre es toll“ . Aus diesem Grund nutzen es die meisten nicht so, sondern hängen weiter fleißig PDFs, docx [sic!] an E-Mails…
Die Verwaltung (Sekretariat, Chefebene) hat ihr eigenes Ablagesystem und denen ist das Ablagesystem des Kollegiums ein Fremdkörper (vermutlich, weil es nicht als Windows-Netzlaufwerk auftaucht). Es wäre also ratsam den Workflow der Verwaltung miteinzubeziehen, z.B. Nextcloud-DesktopApp auf den Rechnern bei denen, Konten fürs Sekretariat, die dann Daten direkt ablegen können.
Bleibt als letztes für die nicht-Nextcloud-affine Verwaltung den internen Link herauszufinden, das ist dann ein Extraschritt. Für manchen ist es immernoch einfacher, den URL aus der Adresszeile zu kopieren…
Toll, danke, meine Idee ist immerhin schon praxiserprobt. Termine etc sind tatsächlich alle im Kalender, ebenso die Räume. Ich dachte eher an sowas wie, „Vorsicht, geht nicht in Raum A209, da ist eine Python“. Waren auch nur Beispiele, mir fiel nichts besseres ein.
Ich denke halt, das ist ein Aufmerksamkeitsdefizit-Problem. Das muss eine
einfache
universelle
verlässliche
Quelle sein, an die jeder Lehrer rankommt bzw. sich gewöhnt hinzuschauen.
Das gibt es bei uns tatsächlich nicht mehr.
Man könnte:
threema-gruppe
bei uns: matrix-raum
klassisches Brett im Lehrerzimmer
digital Signage im LZ nur für diesen Zweck
erstellen und die Lehrer verpflichten, dort nachzuschauen, wie man es auch für das Postfach macht. Nur ist es dort ein-zwei Mal die Woche und nicht „ständig“.
Ich habe bei uns die Befürchtung, dass man WebUntis „Nachrichten/Benachrichtigung“ dafür nehmen würde wollen. Das ist dann der Sargnagel für alternative Lösungen zu WebUntis. Was man sich dann angewöhnt hat kann man nur schwer abtrainieren.
die Nextcloud war ja als Ort schon genannt.
Man kann in der App Deck Karten (auch für verschiedene Zielgruppen) anlegen. Auch ein Ablaufdatum und die Archivierung ist möglich.
Zusammen mit dem Dashboard würde man beim Aufrufen der Nextcloud im Browser immer sofort sehen, was ansteht. Die Termine und evtl. Aufgaben, falls diese auch in der Nextcloud verwaltet werden, könnte man gleich auch noch dort zeigen.
Bei uns wird allerdings eine Rundmail an alle Kollegen geschickt, wenn etwas akut ansteht (Vandalismus auf den Toiletten - ein Auge drauf werfen, Parkplatz morgen gesperrt wegen Kran, Nikolauskarten können im Sekretariat abgeholt werden …). Das ist für mich persönlich ein guter Weg, weil ich Mails regelmäßig lese.
Der Rest wird in der Nextcloud abgelegt. Gruppenordner (group folders) haben sich bei uns seit nunmehr 8 Jahren dazu bewährt. Vieles wird einfach von Schuljahr zu Schuljahr rüberkopiert und angepasst. Manchmal hinterlassen wir auch noch ein Fazit zu einer Veranstaltung und was wir nächstes Jahr anders machen würden und was wir wieder so machen würden. Das hilft unheimlich.
VG
Christian
